Comment notre Tribu « Mon Expert en Gestion »​ s’est organisée durant le confinement

Publié par Antony GUILLOTEAU le

Temps de lecture : 6 minutes

En préambule cet article n’est pas un recueil de bonnes pratiques pour aborder la période de télétravail mais un humble retour d’expérience de notre organisation mise en place durant le confinement.

Frise chronologique des évènements

Jeudi 12 mars 20:00

Lors de son allocution à 20:00, le président de la République a annonce la fermeture des établissements et des mesures pour freiner l’ épidémie de covid-19.

Vendredi 13 mars 09:30

Le comité de direction de RCA se réunit pour étudier les mesures à prendre au niveau de l’entreprise. La décision est prise de proposer aux collaborateurs soit du travail en présentiel, soit du télétravail ou en cas d’impossibilité de venir travailler pour des raisons familiales, un arrêt maladie.

A 11h30, nous regroupons toute la tribu Mon Expert en Gestion pour expliquer la décision et permettre aux collaborateurs de se positionner. Etant pessimiste sur la tournure que vont prendre les choses, nous incitons les collaborateurs de la tribu à prendre leur PC portable avec eux pour le week-end. Coup de chance pour nous, l’entreprise avait entamé une rénovation de son parc informatique en remplaçant les tours par des PC portables.

Samedi 14 mars 20:00

Lors de sa conférence de presse, le 1er ministre annonce la fermeture des restaurants, cafés et commerces non essentiels.

Samedi 14 mars 21:00

Le comité de direction se réunit de nouveau et décide d’imposer le télétravail à toute l’entreprise lorsque cela est possible. Un mail est envoyé à toute l’entreprise le dimanche, le lundi 16 mars 2020 sera pour nous le jour 1 du confinement.

Lundi 16 mars 09:00

Toute l’entreprise se met en ordre de marche pour aborder la situation de télétravail généralisée. Encore un coup de chance, la démarche de télétravail était déjà en-cours d’expérimentation au sein de l’entreprise et les principales briques (VPN, outils SaaS) étaient déjà en place.

La Team Parc fournit un travail extraordinaire pour tout dimensionner dans ce nouveau contexte. Côté management, nous identifions les derniers blocages (matériel manquant, personnes sans box internet, …) pour que tout le monde puisse continuer à travailler dans les meilleures conditions possibles.

Durant la journée, la décision est prise de fermer les locaux à partir de 17h30.

Lundi 16 mars 20:00

Le président de la République prend la parole et annonce le confinement pour le mardi 17 mars à 12h30. C’est parti pour durer.

L’organisation de la Tribu avant le confinement

La Tribu s’est ré-organisée durant l’année 2019 (cela fera sûrement l’objet d’un autre post ultérieurement). Mais avant de rentrer plus dans le détail de ce que nous avons mis en oeuvre, une présentation de l’organisation de la Tribu avant le confinement s’impose.

La Tribu, qui regroupe plus de 70 personnes, est organisée sur un modèle de feature team.

Son rythme est calqué sur des saisons d’une durée de 3 mois, saisons qui permettent de définir les objectifs de chaque équipe en adéquation avec la roadmap. Au sein de chaque saison, chaque équipe est autonome dans son organisation en respectant le cadre suivant :

  • l’équipe doit effectuer des démonstrations ouvertes à toute l’entreprise au minimum une fois par mois.
  • l’équipe doit réfléchir à ses axes d’améliorations, au minimum une fois par mois. Les actions prises doivent être partagées avec l’ensemble de la Tribu.
  • avant de lancer un sujet, l’équipe doit réaliser une conception de manière collaborative, conception qui doit également être partagée avec l’ensemble de la Tribu.

La Tribu a également mis en place des communautés, à hauteur de 10% du temps de chaque collaborateurs.

Les premières étapes de l’organisation en mode confinement

La consigne du comité de direction est de continuer à fournir un service de qualité à nos clients experts-comptables et entreprises. Une plateforme stable est la meilleure aide que nous pouvons leur apporter dans cette situation difficile.

Notre plateforme SaaS, basée sur la conteneurisation, permet des mises en production à chaud. Par mesure de précaution, nous avons décidé de restreindre la fenêtre horaire de mise en production à la plage horaire 9h00-12h00, et d’accentuer encore plus les efforts sur la validation des développements et corrections, quitte à sur-investir sur nos tests.

Comme présenté précédemment, la vie de la Tribu est régie par un ensemble de rites collectifs et collaboratifs.

Durant les premiers jours, les équipes ont été invitées à expérimenter tant sur leur organisation que sur les outils utilisés. L’objectif est de conserver nos rituels d’équipe.

Cette situation exceptionnelle de télétravail généralisée est un défi pour nous de faire évoluer nos méthodes de travail, tant sur le plan individuel que sur l’organisation des nos équipes. Nous vous incitons donc à essayer et tester pleins de choses.

Les communautés ont été mises en pause sur les deux premières semaines. L’objectif est d’abord de tirer partie de nos expérimentations, puis de relancer les communautés de manière fluide dans le contexte de télétravail généralisé.

D’un point de vue accompagnement de la Tribu et des équipes, un point de synchronisation quotidien est mise en place. En cette période de confinement, il est important de veiller au bien-être de chaque collaborateurs, notamment les collaborateurs isolés, mais également d’être réactif sur les actions à entreprendre.

Le rythme de saisons est maintenu. Néanmoins un point hebdomadaire est réalisé avec chacune des équipes afin d’adapter la roadmap au contexte, et à la disponibilité de nos partenaires.

Bilan après 2 semaines de confinement

Les équipes ont été très réactives et ont fait preuve de beaucoup de résilience suite à la mise en place du télétravail généralisé. Les rituels des équipes ont toujours lieu : daily, démonstrations, ateliers de conception … et pause café !

Sur Workplace, le réseau social de l’entreprise, l’espace transverse à toute l’entreprise « Together ❤️ » a été créé. Il permet de renforcer les liens entre les collaborateurs de la Tribu et de l’entreprise. J’aurais tant aimé vous partager certains posts qui m’ont vraiment fait rire … mais ce qui est écrit sur Workplace reste sur Workplace.

Nous continuons également à mettre en production tout en conservant une qualité de service irréprochable.

Nous adaptons aussi nos pratiques de recrutements ; les entretiens sont réalisés à l’aide d’outils de visio-conférence … merci aux candidats de faire cet exercice ! D’ailleurs, si vous souhaitez rejoindre les équipes de RCA, les offres sont accessibles sur notre site JOBS .

Les outils que nous utilisons

De nombreux outils ont été expérimentés au sein des équipes. Après une rétrospective, voici les outils plébiscités.

Pour échanger au quotidien et et travailler ensemble

Zoom et Google Meet sont plébiscités pour les visio-conférences.

Il y a unanimité sur l’utilisation de Discord dans les échanges au quotidien, mais Mattermost est toujours utile pour les discussions.

Cette salle Discord me fait me sentir un peu comme si j’étais dans l’openspace. Elle permet de s’interpeller de la même façon, d’avoir les mêmes échanges qu’en vrai.

Nous avons découvert Mural et Miro qui sont très pertinents pour les ateliers collaboratifs comme le story mapping.

RetroTool est la bonne surprise pour animer les rétrospectives à distance.

Pour suivre nos travaux

Les équipes utilisaient les produits Atlassian avant le confinement : Confluence pour la documentation et Jira pour la gestion de tickets. Néanmoins certaines d’entre eux qui avaient privilégié le management visuel ont du adapter leurs pratiques pour intégrer encore plus Jira.

Jira permet de compenser les boards visuels pendant la période de confinement.

Mon ressenti sur cette période un peu particulière

J’ai rejoint la Tribu le 1er mars de cette année en tant que Delivery Manager. La mise en place de cette organisation en télétravail généralisé a été un sacré baptême du feu !

Pour la deuxième année consécutive, RCA a été labellisé Great Place to Work. Il ne s’agit pas d’une médaille en chocolat … le comité de direction de RCA met l’humain et le bien-être de ses collaborateurs au centre de ses préoccupations. La gestion de cette situation particulière est un témoignage supplémentaire de cette démarche, et c’est assez rare pour le signaler.

En conclusion, je suis impressionné par la mobilisation des équipes et leurs prises d’initiative dans ce contexte particulier. Le terme de « résilience » prend ici tout son sens.

Catégories : Team RCA

Antony GUILLOTEAU

Après 12 années en tant que développeur (développeur, architecte, lead dev) dans les technos Java EE, j'ai évolué vers le rôle de Scrum master. Durant 5 années je suis intervenu sur des projets stratégiques de Voyages-Sncf.com où l'agilité est ancrée dans l'ADN de l'entreprise. J’ai ensuite enrichi ma boîte à outils avec la facilitation et le Design Thinking. Je me suis lancé dans l'entreprenariat en tant que co-fondateur de Fenikso, société de conseil qui accompagne les entreprises et collectivités dans l'organisation de l'innovation. Mon point fort ? Pouvoir à la fois accompagner les Product Owner dans la construction de leur vision et l’élaboration de leur Backlog, soutenir les équipes de réalisation dans leurs démarches d’amélioration continue et les orienter vers une démarche DevOps, conseiller les managers dans leur changement de posture. J'ai rejoint par la suite RCA, éditeur de logiciel nantais, où j'occupe le rôle de Delivery Manager au sein de la tribu MEG. Facilitateur, coach, formateur, j’explore tous les jours de nouvelles pratiques pour rendre les équipes plus agiles.